O Relatório de Acompanhamento de Obras ou RAO é um documento que tem relevante importância técnica e estratégica na gestão das obras. Além disso, como você deve saber, é um registro obrigatório, regulamentado por uma Resolução do Conselho Federal de Engenharia e Agronomia (Confea).
Nele devem constar todos os principais eventos que impactaram na execução do empreendimento, previstos ou imprevistos. Há bons motivos para que as construtoras e empreiteiras tenham muita atenção na elaboração desse registro diário das informações da obra.
Porém, embora seja bastante conhecido dos profissionais da área, é preciso reforçar tópicos e conceitos que acabam esquecidos e ou nem sempre são observados nessa tarefa. Na verdade, em muitas empresas ele precisa ser levado mais à sério e ser preenchido com mais cuidado.
É sobre isso que você vai ver aqui recomendações fundamentais para a montagem de um RAO eficiente, que realmente cumpra sua função. Siga a leitura.
Relatório, Diário, Livro
Vamos começar pelo básico?
Também chamado, usualmente, de Diário de Obra, Livro de Ordem, Relatório Diário de Obra (RDO), o RAO foi regulamentado pela Resolução nº 1.024 de 21 de agosto de 2009 e ele deve:
- Comprovar autoria de trabalhos;
- Garantir o cumprimento das instruções, tanto técnicas como administrativas.
- Dirimir dúvidas sobre a orientação técnica relativa à obra;
- Avaliar motivos de eventuais falhas técnicas, gastos imprevistos e acidentes de trabalho;
- Ser eventual fonte de dados para trabalhos estatístico.
Mas quem é, realmente, o responsável por esse documento?
Segundo a resolução, o RAO ou DO pode ser preenchido por um engenheiro, arquiteto, técnico ou mesmo um estagiário. O imprescindível é que tenha a supervisão de um desses profissionais registrados, sempre.
A resolução observa com toda clareza que o uso do Relatório de Acompanhamento de Obras é uma obrigação do responsável técnico do empreendimento. E que deve ser mantido no local a produção durante todo o tempo de duração dos trabalho.
Com estas informações prévias e importantes, vamos ao que mais interessa.
Como estruturar um Relatório de Acompanhamento de Obras?
Basicamente, o RAO deve ser estruturado com a descrição de dois tipos de eventos que se apresentam na execução da obra.
1- Eventos de Controle: estão ligados às frentes de produção, e que usualmente refletem o acompanhamento do planejamento físico da obra.
Aqui são registradas as principais métricas de produção, ou seja, as principais frentes de serviço em andamento, número de funcionários próprios e terceirizados.
Também as principais máquinas e equipamentos disponíveis no dia. Algumas empresas registram nesta área fenômenos meteorológicos, por período.
2- Eventos Extraordinários: estão ligados a aspectos indiretos que se relacionam com a obra naquele dia. Aqui são registradas visitas de fiscais, clientes, projetistas ou parceiros.
Também se encaixam nesta classificação acidentes de trabalho, atrasos na entrega de materiais, paralisações de qualquer natureza, bem como outros eventos que beneficiam ou prejudicam o projeto.
Informações que o RAO deve conter
A estrutura do Relatório de Acompanhamento de Obras deve assegurar o acesso às seguintes informações, conforme o artigo 1º da resolução de 2009:
- Comprovar a autoria dos trabalhos;
- Registrar do atendimento às Instruções de Trabalho, tanto técnicas como Administrativas;
- Dirimir dúvidas sobre a orientação técnica relativa à obra;
- Permitir avaliar motivos de eventuais falhas técnicas, gastos imprevistos e acidentes de trabalho;
- Servir de eventual fonte de dados para trabalhos estatístico.
Desta forma, são elementos obrigatórios do RAO:
- Dados do empreendimento, de seu proprietário, do responsável técnico e da respectiva Anotação de Responsabilidade Técnica (ART);
- Datas de início e de previsão da conclusão da obra ou serviço;
- Datas de início e de conclusão de cada etapa programada; a posição física do empreendimento no dia de cada visita técnica;
- Orientação de execução, mediante a determinação de providências relevantes para o cumprimento dos projetos e especificações;
- Nomes de empreiteiras ou subempreiteiras, caracterizando as atividades e seus encargos, com as datas de início e conclusão, e números das ARTs respectivas;
- Acidentes e danos materiais ocorridos durante os trabalhos. Os períodos de interrupção dos trabalhos e seus motivos, quer de caráter financeiro ou meteorológicos, quer por falhas em serviços de terceiros não sujeitas à ingerência do responsável técnico;
- Outros fatos e observações que, a critério ou conveniência do responsável técnico pelo empreendimento, devam ser registrados.
Antes de continuarmos, quero recomendar para você o modelo de Diário de Obras (ou RAO) do Sienge. É gratuito e fácil de baixar! É só clicar na imagem abaixo.
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Pesquisa revela as principais dores
Porém, muitas vezes as empresas não cumprem nem o básico de um RAO. Neste sentido, uma interessante pesquisa realizada pela engenheira Giseli Barbosa Anversa apresenta pistas das razões disso.
Ela revelou quais as principais dores do setor em relação ao tema.
Entre outras coisas, o levantamento apontou que existe um descontrole nas informações inseridas pelas empresas. Mostra ainda que as informações que alimentam o diário de obras não são integradas a outras funcionalidades de gestão e nem retornam dados a outros processos.
Além disso, a operação de inserção de dados é considerada trabalhosa e repetitiva. Uma das queixas é de que as ferramentas disponíveis trabalham apenas em ambiente “online”, descolando-se da realidade da obra.
Os softwares disponíveis são tidos como complexos e que possuem interface complicada.
Relatórios paralelos
A pesquisa também apontou que um mesmo contrato pode ter mais de um canteiro simultâneo, logo, com tendência de se realizar relatórios paralelos.
Aconteceu de, em obras públicas municipais, o pedido de claim não ser aceito porque a ocorrência não foi registrada no diário de obras.
Já nas obras públicas estaduais e federais, os tribunais de contas exigem uma maturidade de gestão de informações diárias que as empresas não têm.
Por fim, diz a pesquisa, o pessoal técnico reclama que o RAO gera papel e não traz nenhum resultado.
Recomendações mais importantes
Mas, afinal, quais as recomendações mais importantes para um Relatório de Acompanhamento de Obras bem elaborado? Para que traga resultados efetivos?
Conforme a engenheira Giseli Barbosa Anversa:
“Um Relatório de Acompanhamento de Obras efetivo para o Gestor da Obra, que cumpra seus requisitos técnicos e estratégicos, precisa ser elaborado diariamente e de maneira bastante criteriosa.”
Estes dois pontos asseguram o registro correto de todas as informações necessárias, bem como o impacto que estas trouxeram ao planejamento daquele dia.
Além disso, quando falamos de uma elaboração criteriosa, consideramos o atendimento dos elementos obrigatórios e a observância aos aspectos estratégicos que o bom andamento da produção tem.
Por exemplo: o atraso no início de uma frente de serviço presente no caminho crítico da obra poderá desencadear atrasos nas atividades sucessoras e culminar na extrapolação da data limite do projeto.
Falhas e problemas mais comuns
Para você, talvez, não haja muito mistério no entendimento desses aspectos que foram relacionados até agora. Mas o fato é que há muitos problemas na apresentação do Relatório de Acompanhamento de Obras de boa parte das construtoras.
Eu vou mostrar a você porque isso acontece. Tome cuidado para não incorrer nos mesmos erros.
As falhas mais comuns estão ligadas à elaboração do Relatório de Acompanhamento de Obras e às ferramentas utilizadas para sua elaboração.
Na verdade, algumas empresas elaboram “semanários”, ou seja, escolhem um dia da semana para elaborar os RAOs em atraso.
Não deixe isso acontecer. Esta prática é altamente prejudicial, pois implica na perda de informações e na falta de qualidade dos dados registrados.
Inevitavelmente, algo importante vai ficar de fora. Informações que poderiam ser úteis na avaliação do empreendimento, prevenção de problemas e otimização da produção vão ser esquecidas.
É fundamental que os gestores considerem a elaboração do RAO como uma rotina diária da obra, e que a tarefa seja realizada com a participação de todos os envolvidos. Isso inclui, além dos responsáveis técnicos, empreiteiros, mestres de obras e estagiários.
Seja rigoroso nisso: o Relatório de Acompanhamento de Obras é diário, não aceite protelações dos seus responsáveis pela tarefa.
Escolha da ferramenta
Outro problema frequente está na ferramenta de gestão adotada pelas Construtoras e Incorporadoras. Em certos casos, ela pode permitir a alteração dos dados ali registrados, a duplicidade de informações e a inserção de dados que não são confiáveis.
Mais um motivo para as empresas serem cuidadosas ao selecionar essa ferramenta cada vez mais essencial para a competitividade das construtoras e empreiteiras.
As planilhas eletrônicas, quando bem configuradas, permitem que os dados simples, inseridos na rotina diária, gerem indicadores de produtividade e eficiência. Porém, podem pecar na segurança dos registros, que podem ser alterados.
Assim, os ERPs especialistas como o Sienge Platform podem auxiliar muito ao permitir o registro seguro de informações e a elaboração de um banco de dados mais amplo.
Com um ERP de qualidade, você não corre o risco de distorções, duplicidades, alterações que costumam ocorrer nas formas simplistas de registro dessas informações.
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Antes de chegarmos à conclusão, tenho mais algumas dicas interessantes para você, veja a seguir.
Como o RAO pode ser ainda mais eficiente
Além de ser preenchido diariamente, também é fundamental que as informações sejam concisas o bastante, para não transformar o diário em um memorando.
Porém, essas informações devem ser analíticas, consolidando a análise detalhada dos eventos, suas causas e consequências.
Neste ponto, é interessante que o Relatório de Acompanhamento de Obra seja multimídia, ou seja, contenha: fotos, filmagens, áudios, documentos anexados, ou qualquer outra fonte que ajude a retratar o cenário da obra.
Outro aspecto muito importante é o seguinte:
O RAO é um documento de mão dupla, isto é, contratante e contratado devem registrar suas informações no documento e ambos devem assiná-lo,
Isso garante que as informações registradas sejam válidas, inclusive para fins judiciais, como prova de comunicação e registro.
Por fim, contratante e contratado devem ter livre acesso ao registro do Relatório de Acompanhamento de Obra, inserindo as informações que julguem pertinentes.
Memória escrita da obra
O Relatório de Acompanhamento de Obra é como uma memória escrita de todas as atividades relacionadas à obra. Isso serve de subsídio para comprovar autorias de trabalhos, anular dúvidas e garantir o cumprimento de ordens técnicas.
No setor privado é um dos principais documentos que embasam processos de reequilíbrio e isenção de multas. Para obras do setor público, além de ser base para pleitos ou claim, caracteriza um ponto crítico das medições mensais.
Também permite aos gestores avaliar motivos de eventuais falhas técnicas, gastos imprevistos e acidentes de trabalho.
Como você pode ver, há muitos motivos para as empresas darem mais atenção e investir na eficiência do RAO. Não é tão difícil, não é mesmo?
Espero que você tenha gostado do artigo e que as informações sejam úteis para o seu negócio. Nosso maior objetivo é o seu sucesso!
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Relatório de Acompanhamento de Obras: Dicas e Como Fazer Publicado primeiro em https://www.sienge.com.br
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