Como utilizar o ERP no processo de melhoria contínua de sua construtora

Com a competitividade crescente do mercado e as dificuldades crônicas da economia brasileira, a melhoria contínua deve ser um objetivo permanente dos empreendedores. Para isso, o ERP – Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial pode dar uma grande contribuição.

Você vai ver neste artigo a importância dos processos de melhoria contínua para as construtoras e como o ERP é uma ferramenta fundamental para implementá-los.

Antes, vamos lembrar que este conceito significa, basicamente, alcançar resultados sempre melhores, nos produtos, serviços e processos das empresas. Para isso existem métodos, técnicas, práticas e recomendações que a experiência já consolidou.

Neste sentido, temos uma grande contribuição da indústria japonesa, que exportou para o mundo a filosofia ou práticas do Kaizen.

“Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje!”

Com este lema, o Kaizen tornou-se praticamente sinônimo de melhoria contínua. Premidos pela necessidade de recuperar sua economia devastada, após a Segunda Guerra, os japoneses desenvolveram métodos de aprimoramento contínuo do trabalho.

O exemplo que se tornou marcante é o Sistema de produção Toyota (lean manufacturing), conhecido pela aplicação sistemática do princípio do kaizen.

Segundo essa metodologia, é sempre possível fazer melhor. Nenhum dia deve passar sem que alguma melhoria tenha sido implantada, seja ela na estrutura da empresa ou no indivíduo.

Basicamente, trata-se de estudar os processos, identificar falhas, fazer os ajustes e estabelecer novos padrões, mais eficientes. As mudanças não devem ser bruscas, num processo lento, mas permanente.

Já está mais do que comprovado que ela traz resultados concretos, tanto qualitativamente, quanto quantitativamente, em um curto espaço de tempo e a um baixo custo. Aumenta a lucratividade das empresas, a partir da sinergia de uma equipe comprometida em alcançar metas pré-estabelecidas.

Estamos falando de princípios e metas, como redução de custos, diminuição de perdas, aumento de produtividade, totalmente aplicáveis e desejáveis para a construção civil.

Melhoria Contínua na Construção Civil

A implementação da melhoria contínua na construção civil passa pela identificação dos processos que podem e devem ser melhorados. Para tanto, são necessárias medições regulares, a partir da definição dos indicadores mais adequados à atividade.

Vou detalhar melhor isso para você. Um elemento essencial é o acompanhamento da obra, através do controle, monitoramento e medições.

É preciso que fique muito claro para você que isto significa controlar indicadores não somente na execução física do empreendimento, mas em todo o seu ciclo de vida.

Isto é, o monitoramento, visando a melhoria contínua, envolve também: pré-obra, planejamento, projeto, licenças ambientais e composição do layout do canteiro de obras. Depois da execução pós-obra, ou seja, a entrega das chaves, a etapa de manutenção e o ciclo de encerramento do projeto.

Além disso, monitoramento e controle não quer dizer apenas analisar se algo está dando certo. Quer dizer também antecipar riscos que não foram  identificados nas etapas anteriores e que podem comprometer o sucesso do nosso projeto.

Também é risco a possibilidade de uma nova oportunidade de negócio surgir ao longo do projeto e o empreendedor deve estar preparado para aproveitar essa oportunidade de lucro. Avaliar corretamente se vale a pena ou não aderir a uma oportunidade, com o investimento necessário, só é possível com indicadores e métricas adequadas.

É hora, então, de falarmos um pouco sobre esses indicadores.

Indicadores de desempenho

A partir de seus objetivos, a empresa deve definir indicadores-chave de desempenho que reflitam o que realmente importa para o seu projeto. Ao final, suas variações vão apontar onde a empresa vai bem e onde ela precisa melhorar, para ter mais eficácia.

Estes indicadores devem ser sempre ferramentas quantitativas, números, que medem os principais resultados.

Por exemplo, a quantidade de metros quadrados de alvenaria produzidas no mês por uma determinada equipe e quantas horas a equipe leva para produzir cada metro quadrado da alvenaria.

Os indicadores são puros, diretos ou correlatos. A razão ou proporção entre dois ou mais fatores. E por terem essa objetividade, acabam por mensurar os principais resultados do empreendimento.

Pontos fundamentais para bons indicadores

Mas, veja, há quatro pontos que são fundamentais para termos bons indicadores de desempenho.

Eles devem abranger os três níveis de gestão

Operacional, Tático e Estratégico, onde a Operação reflete o que acontece no dia a dia, está relacionada com a produção, o trabalho para tornar o projeto algo concreto.

A Tática são os processos definidos para viabilizar a execução do projeto, tais como: processos de compras, pagamentos, recebimentos, cobrança de inadimplência e outros.

O nível Estratégico está ligado à visão de longo prazo, cujos indicadores de desempenho, neste caso, seriam: números de obras fechadas, contratos efetivados, valor geral de vendas, velocidade de vendas do empreendimento e nível de distrato.

Devem ser simples

Todos devem compreender os indicadores, saber a que se referem e, principalmente, se é um indicador positivo ou negativo. Toda análise de dados é pautada na objetividade, avaliando as causas do impacto do indicador positivo ou negativo.  

A partir dessas definições, avalia-se as ações que  podem reverter um resultado negativo ou maximizar um resultado positivo. Por isso a simplicidade é fundamental nos indicadores.

Quando se faz necessária a mobilização de recursos ou processos muito complexos, significa que o indicador não é simples e pode causar distorção dos resultados.

Coletados em intervalos frequentes e regulares

Semanal, quinzenal, mensal, seja como for, a coleta de cada indicador deve ser bem definida e pautada num espaço de tempo.

Precisa ser frequente, para que se tenha uma variação de dados que apontem tendências, causas, que impactem no desempenho.

Não monitore tudo! Manter o foco na Curva A

Os indicadores-chave são os que realmente impactam no seu resultado e eles geralmente estão ligados aos insumos e serviços da Curva A.

É preciso lembrar que, conforme o conceito fundamental do diagrama de Paretto, 20% dos itens correspondem a 80% dos resultados. Então, os itens que estão na Curva A são poucos, mas são itens objetivos que respondem por um grande impacto no projeto.

Acompanhamento de Obra ou Ciclo PDCA

Se a empresa quer e precisa da melhoria contínua para se manter competitiva, deve fazer um  permanente Acompanhamento de Obra ou, com certeza, vai ter prejuízo.

E como funciona um Acompanhamento de Obra eficiente?

É um processo que foca na solução de problemas, trabalhando principalmente com a etapa de planejamento, o P do PDCA.

Esta, por sua vez, é uma ferramenta que tem como característica a retroalimentação das informações, que elevam a maturidade dos processos da organização.

Vamos ao seu significado:

1- Plan – Planejar

Etapa feita antes da obra mas que se  reflete no que vai ser monitorado no dia a dia. Quanto maior o nível de detalhamento, maior a precisão esperada.

Uma prática bem conhecida durante o orçamento é o levantamento dos níveis de superestrutura em três macro-itens, concreto, forma e aço.

Para detalhar melhor, no dia a dia da obra, podemos replicar esses itens em pacotes menores de acompanhamento. Monitorar os mesmos itens por andar do empreendimento, por exemplo.

Ou seja, aquele macro-item do orçamento que era distribuído ao longo de toda a obra, no planejamento do PDCA detalha-se em pacotes menores de acompanhamento.

Quanto maior esse refinamento, em pacotes menores, maior a assertividade do acompanhamento.

2- Do – Execução

O acompanhamento vai focar nos processos ligados diretamente à gestão de obras e que são basicamente os processos de compras e medições.

Neste caso, podemos usar com uma série de ganhos as Práticas de Gestão Integrada, como PBQP-H, ISO 9001 e ISO 14001.

Elas mesmas já definem alguns indicadores-chave que auxiliam bastante a gestão e permitem montar alguns painéis de controle para o acompanhamento de obra.

Uma boa prática também é a ficha de verificação de serviço (FVS), que monitora se o serviço foi ou não aprovado, de forma bem objetiva (sim ou não).

Ela permite monitorar quantas atividades são aprovadas e não são aprovadas na primeira inspeção. Também possibilita indicar quais são os serviços que mais trazem a necessidade de retrabalho.

3- Check – Acompanhamento

É focado basicamente no monitoramento de quatro premissas de projeto: Custo, Prazo, Qualidade e Escopo.

Isto é, a obra ou etapa não pode exceder o custo previsto no orçamento, não pode exceder o prazo definido no cronograma e o serviço deve ser executado com qualidade.

Quanto ao escopo, significa fazer exatamente o que foi contratado, a execução do que está definido nas  pranchas, nos projetos arquitetônicos e complementares, para que sejam pagos.

4- ACT – Ação

Consiste em estabelecer ações preventivas e corretivas que vão garantir ou superar os resultados esperados e vão retroalimentar o ciclo de boas práticas.

Com os dados em mãos, é preciso agir enquanto é tempo, tomar as providências necessárias, e focar na melhoria contínua.

Neste quesito, é extremamente recomendável sua organização trabalhar com a visão do Plano de Ação 5W2H que foca em:

• quanto custa;
• em quanto tempo será feito;
• quem fará;
• como fará;
• por que fará;
• de que forma será realizado;
• com quais recursos.

Mas como ter segurança de que os indicadores refletem a realidade e, a partir deles, tomar as decisões corretas na direção da melhoria contínua?

Um ERP pode ajudá-lo muito nisso. Veja como.

ERP confronta o previsto e o realizado

Com a definição das quatro premissas do projeto – Custo, Prazo, Qualidade e Escopo –  nós buscamos demonstrativos de resultados que confrontam o que foi previsto e o que foi realizado.

Um ERP ou plataforma de gestão como o Sienge Platform traz ganhos robustos de produtividade à empresa a partir do cruzamento dessas informações.

Você deve lembrar que o ERP é um software que integra e coloca em comunicação permanente, em tempo real, todas as áreas de uma empresa. Setores como Financeiro, Contábil, Recursos Humanos, Engenharia, Planejamento e outros estão totalmente conectados e alinhados.

Toda vez que um dado novo é inserido em uma de suas áreas, as demais recebem a  informação e se ajustam à nova variável. Ao mesmo tempo em que o controle sobre a organização é total, também suas operações tornam-se mais ágeis.

Sistema de Acompanhamento

No caso do Sienge Platform, o sistema de Acompanhamento do Mòdulo Engenharia facilita o controle da execução da obra. Ele apresenta registros de medições físicas e relatórios comparativos entre o planejado e o realizado, de forma a permitir uma resposta ágil caso haja atrasos ou imprevistos nas obras.

Como se trata de uma plataforma, é possível também importar percentuais executados a partir de arquivos do MS-Project, caso necessário.

As medições podem ser registradas no sistema também a partir de tablets ou smartphones, ou mesmo através de planilhas impressas com layout que facilitam o registro, conferência e autorização manual.

Ele é capaz ainda de apresentar indicadores de desempenho com o desvio máximo tolerável, sinalizando para uma ação preventiva ou uma ação corretiva, se for ocaso.

Um exemplo de desvio máximo tolerável é quando se constata que o avanço físico da obra está abaixo do previsto e que isso vai impactar na lucratividade esperada do empreendimento.

O Sienge traz essas e outras informações de forma consolidada e bem objetiva, com gráficos em tempo real, intuitivos. Você vai identificar na tela, com muita clareza, o que foi previsto e o que realmente está sendo realizado.

Vai ver também quais são os principais gaps dessa produção.

Ele traz as principais variáveis a serem monitoradas, seu impacto para os seus indicadores-chave e para frequência de monitoramento. É o caso das entradas de receita orçadas e realizadas e saídas orçadas e realizadas.

Daí resulta um saldo orçado e realizado. Isto é, se faz o confronto do que realmente acontece com o que foi planejado. O gestor pode, então, decidir com segurança total se vai adotar uma ação corretiva ou preventiva, para que o processo de melhoria contínua siga adiante.

Aprendizado permanente

A melhoria contínua é um processo de aprendizado permanente, a partir da identificação de problemas através do controle e monitoramento constante.

Isto requer disciplina e flexibilidade da empresa, a fim de perseguir o objetivo do aperfeiçoamento dos seus métodos e mudar o que for preciso. Bem como o comprometimento de todos, da direção aos colaboradores.

Mas é indispensável também buscar o apoio da tecnologia, como o ERP, que ofereça  informações seguras e assim consolidar os avanços dos processos da organização.

Espero que o artigo ajude você a pensar numa boa estratégia de melhoria contínua para sua empresa e que tenha sucesso na conquista de suas metas.

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