Como implementar uma política de Compliance na Construção Civil

O mundo corporativo está mais competitivo do que nunca. Com isso em mente, as empresas precisam de toda ajuda possível para construir uma boa reputação. Uma das melhores formas de aumentar a credibilidade da sua construtora ou incorporadora é por meio de uma política de Compliance bem estruturada.

Ainda não sabe o que é isso?

Eu vou te explicar agora o que é Compliance, por que isso é importante e como aplicar na sua empresa o quanto antes.

O que é compliance?

O termo “Compliance” é inglês, e poderia ser traduzido como “conformidade”, no sentido de agir conforme as regras estabelecidas.

Na prática, é o seguinte:

Basicamente, aplicar esse conceito significa seguir à risca todos os processos internos e externos definidos, bem como as regulamentações por parte do governo.

Antigamente, as empresas entendiam Compliance apenas como seguir normas reguladoras, para evitar práticas erradas e descumprimento de leis. Problemas como fraude e corrupção eram os principais alvos.

Mas com o tempo a ideia evoluiu, e as organizações passaram a enxergar o assunto de uma forma mais “sistêmica”. Ou seja, para que as regras externas sejam seguidas, é preciso também conhecer e aplicar bem os processos internos.

Por que o Compliance é tão importante para construtoras e incorporadoras

Infelizmente, o Brasil não tem uma reputação muito boa em alguns aspectos da Construção Civil. Vários fatores fazem com que obras atrasadas, descumprimento de normas de segurança e outros problemas sejam uma constante.

Agora, veja só:

Se a sua empresa deseja se diferenciar no mercado e fugir dessa má fama que assola o mercado, de maneira geral, uma política de Compliance é perfeita.

Afinal, as empresas que o utilizam como que fazem um anúncio ao mercado e aos órgãos reguladores. Elas sinalizam que levam a sério o que foi estabelecido como ideal em termos de práticas trabalhistas, fiscais, ambientais e em várias outras áreas.

Por que a falta de uma política transparente de Compliance prejudica sua empresa

A falta de Compliance não prejudica só a reputação da empresa, o que já seria uma grande perda.

Isso aumenta também os riscos de que a sua construtora ou incorporadora faça algo ilegal, mesmo sem perceber.

Em resumo, a falta de Compliance traz problemas como:

• desperdício de recursos;
• controle menor sobre processos;
• falta de segurança jurídica e fiscal;
• exposição a multas e sanções dos órgãos reguladores;
• dificuldade de conseguir parceiros comerciais, ou crédito para expandir;
• impedimento de participar em determinados editais de licitação;
• entre outros.

Como aplicar uma política de Compliance: o passo a passo que você precisa seguir

Cada pequena ação correta da sua construtora é como um tijolo assentado na construção de um edifício. Da mesma forma, o Compliance não é uma ação isolada, mas um conjunto de medidas que envolvem toda a empresa, de forma contínua.

É isso que vai fortalecer a sua reputação no mercado: um histórico de integridade.

Para colocar um programa desse tipo em prática, você precisa seguir os passos corretos. Então faça o seguinte:

1. Crie um código de conduta

Com a ajuda de profissionais qualificados em Compliance, o primeiro passo é elaborar um manual com o código de conduta a ser seguido na empresa.

Esse material deve estabelecer o tipo de comportamento que todos na sua construtora devem ter, do canteiro de obras à gerência. Por isso, a linguagem precisa ser simples e fácil de entender.

2. Espalhe a mensagem por toda a empresa

O segundo passo é espalhar a mensagem por toda a empresa. Afinal, de que adianta criar um programa do qual ninguém sabe nada a respeito?

Essa prática é conhecida como Endomarketing, uma forma de marketing interno, para convencer os colaboradores de que o Compliance é bom para todos.

É muito importante fazer isso, pois sem o apoio da sua força de trabalho nenhum programa ou iniciativa vai funcionar como deveria.

3. Estabeleça mecanismos de controle específicos

Depois de estabelecer o código de conduta, a pergunta é:

Como você vai garantir que esse código seja seguido?

No terceiro passo você vai responder isso, já que terá de estabelecer mecanismos apropriados para controlar os processos e atividades. Isso inclui usar um bom software de gestão para a Construção Civil, que vai te dar uma visão integrada do negócio.

4. Realize auditorias independentes

As auditorias são parte integral de uma boa política de Compliance. E para que elas sejam encaradas com seriedade pelos colaboradores e pelo mercado, é melhor que sejam feitas de forma independente.

Contratar uma empresa de auditoria torna o processo mais justo e transparente, o que fortalece ainda mais o compromisso de todos com o programa.

5. Formule as ações a partir do topo

Uma empresa é reflexo de seus líderes. Portanto, nunca se esqueça de que as principais ações de Compliance precisam partir do topo.

Se seus colaboradores perceberem que as regras são impostas apenas a quem está nos níveis mais baixos da hierarquia, todo o programa desmorona.

Por outro lado, quando percebem o exemplo nas ações mais importantes, fica mais fácil para todos fazerem suas atividades de acordo com as normas.

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Entenda os principais desafios do processo de implementação

Vamos ser sinceros:

Para muitas empresas, implementar um programa de Compliance significa mudar bastante a forma de trabalhar. E mesmo que, no seu caso, a mudança não seja tão grande assim, ainda terá desafios para vencer.

Veja alguns dos principais desafios, e por que é fundamental que você os leve a sério:

1. Fazer uma análise de riscos completa

A análise de riscos é um dos aspectos que você terá de realizar para conseguir completar o código de conduta e estabelecer os processos internos.

Mas essa avaliação precisa ser bem completa e cuidadosa. Deixar de fora algum detalhe importante pode comprometer seriamente a eficiência do seu programa de Compliance e expor a empresa a riscos que deveria evitar.

2. Desenvolver ou reformular processos internos

Ao implementar um programa tão amplo como o que estamos falando, é muito comum precisar desenvolver ou reformular parte dos processos internos.

Isso é um desafio porque significa mudar a forma de as pessoas trabalharem, ou seja, mudar hábitos que elas adquiriram com o tempo.

O que ajuda nessa missão?

Convencer os colaboradores de que as novas práticas serão de benefício para eles, assim como para a empresa. Uma boa prática é envolver os próprios colaboradores na elaboração das novas práticas para aumentar o engajamento deles. Dessa forma não seria algo imposto a eles, mas feito em conjunto.

3. Manter a atmosfera de confiança

Um risco que se corre, no primeiro momento, é de que os colaboradores sintam desconfiança da gerência em sua capacidade ou intenções.

Se você não mudar esse pensamento logo no início, na hora de espalhar a mensagem, o problema pode aumentar e criar instabilidade no trabalho diário.

4. Educar os colaboradores

Além de convencer todos de que o programa de Compliance é positivo para todos, é preciso educá-los para realizar suas funções de acordo com as novas medidas.

Isso envolve dar treinamento, acompanhar de perto algumas atividades críticas e ter paciência para que a transição seja suave e eficaz.

No fim das contas, vale a seguinte regra:

Mais do que interpretar bem as leis, lidar com normas tributárias ou qualquer outra coisa, é a boa gestão de pessoas que faz toda a diferença no Compliance.

Colocar uma política de Compliance para funcionar na sua empresa é um dos melhores modos de estabelecer maior credibilidade no mercado. Além disso, os benefícios dessa prática superam de longe os desafios de aplicá-la. Por isso, mãos à obra para seguir o passo a passo acima!

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