Passo a passo para organizar seu orçamento empresarial

Quando o assunto é orçamento empresarial uma coisa é certa: não dá para tomar decisões financeiras, grandes ou pequenas, sem ter como base um orçado bem definido. Muitos gestores até fazem isso, mas mal sabem eles que essa atitude coloca seus negócios em grande perigo todos os dias.

Para manter a empresa saudável financeiramente não existe outro caminho, senão seguir um orçamento. E, com os processos corretos, essa tarefa pode ser apenas mais uma no dia a dia do negócio, sem apresentar grandes dificuldades.

Neste artigo vou te mostrar qual é o impacto do orçamento no poder de uma empresa no mercado, e como elaborar o seu do jeito certo.

Impacto do orçamento empresarial na rotina da empresa

Toda atividade em uma empresa precisa de um propósito, ou seja, só deve ser feita se tiver um bom motivo por trás dela. Pensando nisso, a pergunta é:

Qual é a importância do orçamento para a sua empresa, a ponto de justificar o esforço necessário para criá-lo? Para entender bem esse assunto, pense em uma casa construída sem planta, com base apenas na noção de espaço dos profissionais responsáveis.

Quantos problemas você acha que uma obra assim teria até ficar pronta? E mesmo depois de erguida, a edificação revelaria, com o passar do tempo, mais e mais problemas resultantes da falta de planejamento.

O mesmo se aplica ao orçamento: ele é a base do planejamento financeiro da sua empresa, e serve para guiar todos os investimentos a fazer. Sem isso, o negócio vai ficar cada vez mais vulnerável, até o ponto de falir.

Conceitos do orçamento empresarial

Existem 3 conceitos básicos que fazem parte do orçamento empresarial. É neles que você vê toda a relevância do orçamento na gestão do negócio como um todo. Confira quais são eles:

• controle de gastos: a primeira função do orçamento é conter gastos desnecessários;
• planejamento de investimentos: outro ponto alto do orçamento é direcionar recursos para investimentos futuros;
• foco de negócios: a forma de usar o orçamento também deixa claro quais são as prioridades de negócio.

Entenda o que compõe um orçamento bem elaborado

A sua construtora só vai conseguir controlar bem os gastos, projetar investimentos e definir o foco certo de negócios se fizer o orçamento do jeito certo.

Na prática, isso significa que o seu orçamento só vai ter os resultados esperados se tiver os 3 componentes a seguir:

Processos bem documentados

O orçamento não pode existir apenas na mente dos gestores, pois essa seria uma forma amadora de conduzir a empresa.

Todos os processos por trás do orçamento precisam ser bem documentados, e ficar à disposição para consulta em caso de dúvidas ou eventuais mudanças.

Ferramentas certas

Usar um papel e uma caneta é o suficiente para fazer um orçamento? Tecnicamente, sim. Mas isso não quer dizer que essas sejam as ferramentas certas.

A melhor escolha é mesmo um ERP, um sistema de gerenciamento que automatize e facilite os processos internos, inclusive o de gestão de custos.

Comprometimento dos envolvidos

O comprometimento dos envolvidos tanto com a elaboração, quanto com o acompanhamento e adaptação do orçamento, é fundamental.

É claro que isso não vai envolver uma demanda grande de tempo e esforço, mas ainda assim, representa um dos pilares para o sucesso do negócio e, por isso, requer atenção constante.

Saiba quem deve participar da definição de orçamento na sua construtora

Saber por que o orçamento é importante e do que ele precisa para funcionar é apenas a primeira parte da equação. Mas, agora o trabalho começa a ficar mais prático, e a primeira questão a responder é:

Quem deve participar na definição do orçamento?

Como cada empresa tem sua própria hierarquia, não adianta determinar exatamente os cargos que devem participar na definição. Antes, vale a pena pensar no princípio desse processo. Como assim?

O orçamento está diretamente ligado ao foco e às prioridades da construtora. Ele serve como bússola na hora de distribuir os recursos financeiros. Logo, é importante que os gestores da empresa, como diretores, junto com os supervisores do setor financeiro, sejam designados para isso.

5 passos para elaborar um orçamento empresarial equilibrado

A esta altura você já sabe quase tudo que precisa. Só falta o passo a passo de como elaborar um orçamento empresarial equilibrado, que manterá a sua construtora a salvo das flutuações de mercado.

Sem demora, aqui estão os passos que você precisa seguir:

1. Faça um diagnóstico detalhado do negócio

O diagnóstico detalhado requer que se reúna as informações mais importantes sobre o negócio, em sentido financeiro. Isso inclui:

• média de faturamento dos últimos anos;
• lucro médio no mesmo período;
• gastos com tributação;
• gastos com ações trabalhistas e outros problemas jurídicos;
• medições de retorno financeiro (ROI) sobre campanhas de marketing e vendas;
• e muito mais.

Essas informações juntas ajudarão a equipe responsável a encontrar padrões de gastos desnecessários, e saber quais são os investimentos que deram certo.

2. Liste os custos fixos e variáveis da empresa

Falar sobre a presença dos custos fixos e variáveis na elaboração do orçamento é “chover no molhado”. Afinal de contas são esses dados que vão dar a visão estratégica necessária para saber a real situação da construtora.

Mas, lembre-se:

Custos fixos e variáveis envolvem todo e qualquer dinheiro que sair do caixa da empresa. Não se trata só da compra de máquinas pesadas ou do pagamento de funcionários e empreiteiros. Tem a ver até com a compra de copos descartáveis e clipes para os papéis do escritório.

3. Defina as prioridades

Depois de reunir todas as informações e encontrar padrões, positivos e negativos, é hora de definir as prioridades da construtora para o futuro. O ideal é focar mais no que trouxe maior receita, e abandonar investimentos e conceitos que prejudiquem a lucratividade.

Pode ser também que vocês, em conjunto, percebam uma mudança recente nos rumos do mercado, e vejam a necessidade de investir mais em inovação.

Tome isso como regra geral:

A prioridade deve ser o que vai gerar mais lucro agora e nos próximos anos, e não o que já rendeu bons frutos no passado.

4. Projete as próximas ações a tomar

Neste ponto você e sua equipe terá uma “visão de águia” sobre os processos, projetos, custos e oportunidades que se apresentam para a construtora. O segredo está em planejar, de forma ágil, os próximos passos a tomar.

A definição de prioridades, listada no passo anterior, é peça-chave neste esforço. Por exemplo: se ficou definido que é preciso investir mais em sustentabilidade, é natural planejar gastos com treinamento e compra de materiais adequados.

5. Acompanhe o uso do orçamento

O orçamento não termina depois que as despesas estão calculadas e os recursos foram distribuídos. É preciso acompanhar se o dia a dia da empresa respeita o que foi definido no papel.

Considere também implementar práticas para garantir que isso aconteça, como uma política de compliance e a engenharia de custos no canteiro de obras.

O orçamento empresarial é uma das principais ferramentas para manter a estabilidade financeira de uma empresa. A sua construtora precisa desse tipo de suporte para tomar decisões inteligentes e lucrativas. Por isso, não perca tempo em reunir os profissionais necessários e definir seu orçamento.

Outra grande ajuda para garantir a saúde do seu caixa é basear a gestão da sua construtora em indicadores financeiros. Saiba quais são eles e por que são essenciais!

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