As vantagens do Sienge como ferramenta de gestão de frotas e equipamentos

Conseguir diferenciais competitivos para a empresa é crucial num mercado altamente disputado como o da construção civil, não é mesmo? Qualquer item que possa representar uma vantagem, com diminuição de custos e maior produtividade, deve ser considerado com a máxima seriedade.

Neste sentido, todo empreendedor inteligente vai olhar com atenção especial para a gestão de frotas e equipamentos. Afinal, poucos elementos são tão importantes para o andamento eficiente dos empreendimentos quanto esses ativos.

Sem eles em perfeitas condições, o planejamento e o cronograma de qualquer obra correm sérios riscos de não se realizar.

Por isso, vou mostrar para você o que é e como fazer uma boa administração de seu maquinário, como tirar o melhor proveito possível deles, para o sucesso da sua empresa. Siga a leitura.

O que é a gestão de frotas e equipamentos

Vamos deixar mais claro do que se trata uma gestão de frotas e equipamentos, exatamente. Estamos falando dos métodos, das técnicas e ferramentas, como softwares, que eliminam os riscos e imprevistos mais comuns no uso de veículos e maquinário em geral.

O objetivo dessa gestão, certamente, é aumentar a produtividade e a eficiência das suas operações. Isto quer dizer, em outras palavras, produzir mais trabalho, com menos custos e em menos tempo.

Você sabe que é um desafio bastante complicado, dada a quantidade dos equipamentos que movimentam as obras. Assim como as diferenças técnicas e as tecnologias cada vez mais complexas. Hoje, quase tudo tem eletrônica embarcada, com controles, sensores e outros elementos que facilitam o monitoramento do seu uso.

Mas administrar tudo isso sem desperdício, aproveitando todo o seu potencial, é uma tarefa que exige preparação, planejamento e boas ferramentas.

Manutenção e abastecimentos

Na gestão dos caminhões, tratores, escavadeiras e outros veículos, por exemplo, há muita coisa para ser controlada e planejada. Tais como, manutenções, abastecimentos, trocas de  pneus, garantias, documentação em dia, entre outros itens fundamentais de qualquer veículo.

Além disso, todos os equipamentos, sem exceção, dependem de um elemento fundamental para o seu bom funcionamento: o elemento humano. Se os seus operadores forem qualificados para o trabalho, conseguirão um rendimento adequado ou até excepcional do maquinário disponível.

Do contrário, com pessoal despreparado para a tecnologia empregada, teremos frotas e equipamentos subutilizados. E com constantes paradas para consertos, devido ao mau uso, mais o desperdício dos insumos empregados no seu funcionamento, como combustível e lubrificantes.

Pergunta básica

A pergunta básica aqui, é a seguinte: o que você tem a disposição em termos de frotas e equipamentos está sendo bem utilizado? Seus caminhões, tratores, retroescavadeiras, escavadeiras, carregadeiras, britadeiras, compactadores, guindastes, etc, estão rendendo tudo que deveriam?

Como controlá-los melhor e obter mais desempenho?

Levantamento e avaliação

Qualquer trabalho neste sentido, de buscar mais qualidade no trabalho desses ativos, deve começar por um rigoroso levantamento de tudo que você tem disponível. E, também, uma avaliação técnica da situação de cada item, em termos de manutenção e atualização tecnológica.

Este é um trabalho mais simples nas empresas menores, mas que pode se tornar muito complicado em companhias maiores, onde isso não tenha sido visto com muito rigor ainda. Mas nunca é tarde para começar.

Vamos tomar como exemplo o caso dos veículos. Para uma boa gestão da frota de você  precisa analisar e providenciar o seguinte:

• Planejamento da frota, com a avaliação da condição técnica dos veículos, dimensionamento da frota e do abastecimento dos veículos.
• Qual o tipo de veículo mais adequado para suas obras, levando em conta as tarefas e tipos de cargas.
• Escolha dos equipamento dos veículos (ar condicionado, rádio-comunicador, rastreador, entre outros elementos de tecnologia embarcada ). Está faltando algum item importante, que possa torná-los mais produtivos?
• Verificar se é possível adquirir vários tipos de veículos do mesmo fabricante, porque isso é mais econômico.
• Comparar preços de aluguel e de compra, pois talvez seja mais interessante uma locação do que a aquisição de um item que depois ficará imobilizado por muito tempo.
• Planejamento das manutenções corretivas, sem esquecer das manutenções preventiva, para evitar paradas imprevistas que afetam o andamento da obra.
• Renovação da frota,  com critérios e metas para troca dos veículos, observando a vida útil e o momento preciso de substituição, nem antes e nem depois do ponto ideal.
• Manutenção da frota, cuidando da revisão e reforma dos equipamentos de transporte da frota, com manutenção preventiva e correção dos defeitos.

Fila de caminhões

Assim como ocorrem desperdícios com materiais e mão-de-obra, são mais comuns do que se imagina as perdas com veículos e equipamentos. Isso ocorre, normalmente, porque não há um dimensionamento correto da sua real necessidade para o empreendimento.

O desperdício pode estar localizado no tempo mal calculado, na falta de orientação para quem maneja os equipamentos ou até por estarem destinados a atividades diferentes em um mesmo período.

Segundo o engenheiro de custos Aldo Dórea Mattos, a manifestação mais comum desse problema são as esperas de caminhão na fila da escavadeira ou da carregadeira. Porém, ocorre também o inverso: escavadeira/carregadeira esperando caminhões.

Estes são sintomas típicos de má gestão desses ativos mas, infelizmente, ocorrem com muita frequência. Num negócio onde qualquer economia de centavos pode significar uma vantagem competitiva sobre a concorrência, este é um erro imperdoável. Precisa ser corrigido com a máxima urgência!

Modernização de equipamentos

Também leve em consideração que, por mais eficiente que seja o seu canteiro de obras, talvez esteja na hora do investimento em tecnologia mais avançada para um salto de qualidade.

Veja o que diz o nosso ebook “Como aumentar a produtividade do time da sua construtora” sobre isso:

“A utilização de equipamentos mais modernos, que promovem a mecanização do canteiro de obras, tem grande reflexo na velocidade e qualidade dos trabalhos. Em serviços de obras pesadas, com grande volume de material, por exemplo, uma máquina fará o trabalho muito mais facilmente que vários trabalhadores juntos. Andaimes de diversos tipos, como fachadeiro e suspenso mecânico, guincho, cremalheira e gruas são exemplos de equipamentos que imprimem velocidade, segurança, maior capacidade de carga, e até redução de custos.”

Atenção que agora vou apontar para você onde acontecem os maiores problemas na gestão de frotas e equipamentos.

Principais falhas

Especialistas em gestão de ativos apontam como a maior falha das construtoras neste quesito,o desrespeito ao Plano de Manutenção dos veículos e do maquinário em geral.

Elas precisam ter um cronograma para cada item, determinando paradas técnicas para revisão, correção e previsão de problemas.

A falta disso leva os custos com ações corretivas se tornarem maiores que os custos com manutenções preventivas. Mas é bastante comum que as empresas não cumpram, ou mesmo não elaborem, um Plano de Manutenção, onde se preveja a revisão periódica dos equipamentos.

Sem a manutenção adequada, os equipamentos apresentam depreciação acelerada e geram custos imprevistos durante sua vida útil. Entre eles, a interrupção totalmente inesperada de tarefas, causando atrasos e prejuízos ao empreendimento.

Falta de registros

Além disso, a falta de registro adequados das manutenções e paradas dos equipamentos é outra falha bastante comum.

Isto faz com que os custos de uso, operação e manutenção dos equipamentos seja distorcido e os gestores percam a possibilidade da análise crítica de uso. A longo prazo, perder estes registro, por exemplo, dificulta as análises de viabilidade entre aquisição ou locação de equipamentos.

Como resolver isso, você deve estar querendo saber. Bem, é aí que as empresas mais avançadas lançam mão de ferramentas de gestão, com recursos específicos para administrar frotas e equipamentos.

Sienge Platform

É o caso do Sienge Platform, um ERP – Enterprise Resource Planning ou sistema integrado de gestão empresarial, um software que integra todas as áreas da organização num único sistema.

Ele funciona como uma espinha dorsal dos negócios, ligando de forma automatizada todas as funções de uma empresa, tais como: processamento de pedidos de vendas, controle e gerenciamento de estoque, planejamento de produção e finanças.

Sempre que há movimentação numa área, com novos dados, eles são automaticamente integrados às demais áreas, que ajustam suas operações à nova informação.

Em síntese, o Sienge garante o controle total e seguro da sua empresa.

Módulo de Gestão de Ativos

O Sienge dispõe, inclusive, de um módulo de Gestão de Ativos onde o sistema de Frotas e Equipamentos permite o gerenciamento deste setor, com facilidades como:

1- A programação das manutenções preventivas;

2- O registro de todas as manutenções corretivas;

3- Controle total dos abastecimentos de combustível;

4- Controle das utilizações de veículos e máquinas, entre outras funções que ajudam a prevenção de imprevistos e atrasos nas obras;

5- Monitoramento rigoroso das despesas com veículos e equipamentos.

Além disso, o uso das máquinas pode ser associado à obras e centros de custos, conferindo maior precisão ao controle de custos dos empreendimentos.

 

Locação de equipamentos

Mas tem mais, o Sienge dispõe ainda de um sistema de Locação de Equipamentos. Ele possibilita a reserva, locação, controle de localização e registro da utilização de equipamentos próprios nas obras.

Assim, é possível planejar a utilização de cada equipamento, evitando que a obra e seus funcionários fiquem parados.

Tanto o sistema de “Frotas e Equipamentos” quanto o “Locação de Equipamentos” tem por principal objetivo facilitar a gestão de equipamentos próprios e terceirizados. Com ele o gestor pode contar com diferenciais como a integração das informações de despesas de manutenção e abastecimento externo com o financeiro.

Veja:

Ao cadastrar uma Nota Fiscal de Atendimento de Ordem de Serviço ou de Abastecimento, automaticamente é gerado um registro de Título a Pagar, vinculado àquele movimento. Isto traz segurança e rastreabilidade aos processos que geram saídas de recursos da empresa.

Outro bom exemplo é a baixa automática do estoque de combustíveis: o registro de um abastecimento interno baixa automaticamente o estoque de combustível, integrando ações de solicitação de compra combustível e gestão dos equipamentos.

Antes de prosseguirmos, deixe eu lhe apresentar uma dica sobre esse tema que vai ser bastante útil para sua empresa: o nosso ebook 7 Dicas para reduzir custos na Construção Civil.

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Diminuição de custos indiretos

Concluindo, eu e você sabemos que as despesas com a frota e os equipamentos representam uma parcela muito significativa dos custos indiretos de uma obra. Muitas vezes, a margem de lucro de alguns projetos é muito estreita e depende demasiadamente da gestão eficiente destes custos.

Neste caso, a possibilidade de identificar o consumo médio de combustíveis, que o Sienge oferece, e contar com critérios para aprovação de abastecimentos externos, aumenta o controle destas despesas para equipamentos de qualquer porte.

Está aí uma ferramenta que, num mercado tão disputado, pode fazer uma enorme diferença para o sucesso da sua construtora ou empreiteira. Pense seriamente nesta ferramenta como uma possibilidade para sua empresa.

Como muitos já comprovaram, o resultado é sensível e valeu a pena esse investimento. Espero que nosso conteúdo tenha sido útil para você, qualquer dúvida nos procure, estamos sempre disponíveis para ajudá-lo.

Agora, por favor, deixe seu comentário e compartilhe com seus amigos, sócios e colaboradores, deverá ser útil para eles também.

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